3 suggerimenti per sembrare più professionali nelle e-mail di lavoro

Nell'era moderna, il tuo lavoro potrebbe richiedere l'invio di e-mail a colleghi, capi, clienti e altro ancora.

Le tue email non sono semplici messaggi; rappresenta chi sei come dipendente professionale. Pertanto, vuoi assicurarti che ciascuna delle tue e-mail inviate sia ben scritta e di facile lettura.

Se la tua azienda utilizza un programma specifico, come Microsoft Outlook, ad esempio, potresti voler imparare come fare domanda formattazione del messaggio . Indipendentemente dalla piattaforma che utilizzi per la messaggistica, ci sono vari suggerimenti essenziali di cui dovresti essere consapevole prima di fare clic su Invia nella tua e-mail.

Il funzionamento nella sfera professionale può essere difficile per chiunque, ma forse soprattutto per coloro che gestiscono i sintomi di malattie mentali o altri problemi di salute mentale.

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Fortunatamente, ci sono molti strumenti disponibili online per aiutarti a gestire questi fattori di stress, sviluppare buoni meccanismi di coping e condividere i tuoi sentimenti. Clicca qui per ulteriori informazioni e articoli che possono fornire ulteriori approfondimenti e l'accesso al trattamento, se necessario.

Correggi le tue e-mail di lavoro

Lo strumento più importante e prezioso che hai a tua disposizione è la correzione di bozze. Prima di pensare all'invio della tua email, considera una domanda importante: la tua email ha un senso grammaticale e logico?

Verifica la presenza di eventuali errori grammaticali utilizzando il correttore ortografico predefinito dell'e-mail, se disponibile. Se dubiti del tuo correttore ortografico, non aver paura di utilizzare risorse esterne (come un dizionario online).

Altri errori grammaticali a cui prestare attenzione possono includere:

• Uso scorretto delle lettere maiuscole
• Uso scorretto della punteggiatura (virgola, punto e virgola, ecc.)
• Stile e tono di scrittura inappropriati per un ambiente professionale
• Uso scorretto di nomi propri – questo è particolarmente importante quando ci si rivolge ad altre persone; poche cose sono più imbarazzanti dell'ortografia errata del nome di qualcuno (o qualcosa) importante!

Una volta che la tua email è pronta, leggila ad alta voce per vedere se ha senso. A volte, puoi capire se una frase è 'off' semplicemente dal modo in cui suona.

Da lì, puoi apportare eventuali correzioni per assicurarti che il flusso generale dell'e-mail sia coerente.

Infine, e se hai tempo, salva l'e-mail come bozza e allontanati da essa. Puoi anche chiedere a amici o parenti stretti di leggere la tua e-mail per vedere se rilevano errori.

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Una buona regola pratica è premere 'invia' solo quando sei sicuro di aver riletto e riconsiderato tutto nel tuo messaggio al meglio delle tue capacità.

Sii conciso nelle email di lavoro

Tutti nella tua azienda hanno le proprie responsabilità da sostenere, quindi è utile rispettare il loro tempo creando e-mail concise. Rendendoli brevi, dolci e al punto, puoi ottenere prontamente una risposta chiara e continuare con la tua giornata.

Innanzitutto, assicurati che i tuoi messaggi includano paragrafi brevi e di facile comprensione. In effetti, ogni paragrafo non deve essere più lungo di due frasi.

Supponiamo che la tua email richieda di scrivere più paragrafi interi. In tal caso, potresti prendere in considerazione la pianificazione di un incontro di persona con la persona a cui stai inviando un'e-mail per ridurre al minimo la confusione e l'errata comunicazione.

Assicurati che ciascuno dei tuoi paragrafi includa solo informazioni rilevanti. Per quanto allettante sia incorporare piccoli dettagli che possono aiutare il destinatario a capire il tuo messaggio, ma tagliando quegli addendum, puoi creare un'e-mail breve e diretta.

Questi tipi di messaggi sono spesso molto più facili da comprendere per un lettore e la tua parte ricevente probabilmente farà domande chiarificatrici in risposta, se necessario.

Un altro modo utile per usare un linguaggio conciso è diffidare dei verbi 'essere'. Ad esempio, qualcosa come 'Voglio essere in grado di inviare un rapporto' può essere abbreviato in 'Sto inviando un rapporto'.

In questo scenario, elimineresti un verbo 'essere' e lo sostituiresti con un verbo attivo che elimini la verbosità.

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Scrivi con un tono rispettoso

Soprattutto, trasmetti il ​​tuo messaggio con rispetto.

L'aggressività in un'e-mail può sembrare meschina poiché il destinatario non ti sta parlando direttamente. Puoi evitare questo tono accidentale, anche quando fornisci cattive notizie, bilanciando la negatività con la positività.

Ad esempio, se vuoi criticare le prestazioni di un dipendente, potresti iniziare la frase dicendo qualcosa di positivo e terminarla con la tua critica.

Inoltre, evita di usare 'ma' . Nega la prima metà della frase, quindi anche se inizi con qualcosa di positivo, usare 'ma' potrebbe far pensare a qualcuno che sei falso. Quindi, sostituisci 'ma' con 'e' in modo che entrambe le affermazioni rimangano vere.

Potresti anche pensare di includere una breve firma alla fine del tuo messaggio. Queste firme possono aiutare a trasmettere importanti informazioni di contatto e personali al destinatario.

Se lo desideri, vai alle tue impostazioni e-mail e imposta una firma che includa il tuo nome, numero di telefono di contatto e altri siti a cui sei affiliato.

Se la tua azienda ha un logo, puoi considerare di incorporare l'immagine come parte della tua firma. Il risultato è un'e-mail dal suono e dall'aspetto professionale, che mantiene un tono rispettoso.

Conclusione

Un aspetto importante da tenere a mente è creare messaggi brevi, concisi e privi di errori al meglio delle tue capacità, anche in e-mail più casuali. In tal modo, dimostrerai al tuo capo che lo rispetti e ti stai dicendo che sei davvero il professionista come vorresti che gli altri ti vedessero.