3 suggerimenti per sembrare più professionale nelle e-mail di lavoro

Nell'era moderna, il tuo lavoro potrebbe richiedere l'invio di e-mail a colleghi, capi, clienti e altro ancora.

Le tue e-mail non sono semplici messaggi; rappresenta chi sei come dipendente professionista. Pertanto, vuoi assicurarti che ciascuna delle tue e-mail inviate sia ben scritta e di facile lettura.

Se la tua azienda utilizza un programma specifico, ad esempio Microsoft Outlook, potresti voler imparare come applicare formattazione del messaggio . Indipendentemente dalla piattaforma che utilizzi per la messaggistica, ci sono vari suggerimenti essenziali a cui dovresti prestare attenzione prima di fare clic su Invia sulla tua e-mail.

Android torrone scarica zip

Funzionare nella sfera professionale può essere difficile per chiunque, ma forse soprattutto per coloro che gestiscono i sintomi della malattia mentale o altri problemi di salute mentale.

Fortunatamente, ci sono molti strumenti disponibili online per aiutarti a gestire questi fattori di stress, sviluppare buoni meccanismi di coping e condividere i tuoi sentimenti. Clicca qui per ulteriori informazioni e articoli che possono fornire ulteriori approfondimenti e accesso al trattamento, se necessario.

Correggi le tue email di lavoro

Lo strumento più importante e prezioso che hai a tua disposizione è la correzione di bozze. Prima di pensare a inviare la tua e-mail, considera una domanda importante: la tua e-mail ha senso grammaticale e logico?

Controlla eventuali errori grammaticali utilizzando il correttore ortografico predefinito dell'email, se disponibile. Se dubiti del tuo correttore ortografico, non aver paura di utilizzare risorse esterne (come un dizionario online).

Altri errori grammaticali a cui prestare attenzione possono includere:

• Uso errato delle lettere maiuscole
• Uso errato della punteggiatura (virgole, punto e virgola, ecc.)
• Stile e tono di scrittura inappropriati per un ambiente professionale
• Uso errato di nomi propri - questo è particolarmente importante quando ci si rivolge ad altre persone; poche cose sono più imbarazzanti dell'errore di ortografia del nome di qualcuno (o qualcosa) importante!

Una volta che la tua email è pronta, leggila ad alta voce per vedere se ha senso. A volte, puoi capire se una frase è sbagliata semplicemente dal modo in cui suona.

avast comportamento shield alta cpu

Da lì, puoi apportare eventuali correzioni per assicurarti che il flusso complessivo dell'email sia coerente.

Infine, e se hai tempo, salva l'e-mail come bozza e allontanati da essa. Puoi anche chiedere a parenti o amici immediati di leggere la tua e-mail per vedere se rilevano errori.

Una buona regola pratica è premere Invia solo quando sei sicuro di aver corretto e riconsiderato tutto nel tuo messaggio al meglio delle tue capacità.

Sii conciso nelle email di lavoro

Tutti nella tua azienda hanno le proprie responsabilità da sostenere, quindi è utile rispettare il loro tempo creando email concise. Rendendoli brevi, dolci e pertinenti, puoi ottenere una risposta chiara prontamente e continuare la tua giornata.

Innanzitutto, assicurati che i tuoi messaggi includano paragrafi brevi e di facile comprensione. In effetti, ogni paragrafo non deve essere più lungo di due frasi.

Supponiamo che la tua e-mail richieda di scrivere più paragrafi a lunghezza intera. In tal caso, potresti prendere in considerazione la pianificazione di un incontro di persona con le persone a cui stai inviando un'email per ridurre al minimo la confusione e le comunicazioni errate.

Assicurati che ciascuno dei tuoi paragrafi includa solo informazioni pertinenti. Per quanto sia allettante incorporare piccoli dettagli che possano aiutare il destinatario a capire il tuo messaggio, ma tagliando queste aggiunte, puoi creare un'e-mail che sia breve e diretta.

Questi tipi di messaggi sono spesso molto più facili da comprendere per un lettore e la parte ricevente probabilmente chiederà domande di chiarimento in risposta, se necessario.

radice samsung sm-n920v

Un altro modo utile per usare un linguaggio conciso è diffidare di essere verbi. Ad esempio, qualcosa come Voglio essere in grado di inviare una segnalazione può accorciarsi a Sto inviando una segnalazione.

In questo scenario, elimineresti un verbo to be e lo sostituiresti con un verbo attivo che elimina la prolissità.

Scrivi con tono rispettoso

Soprattutto, trasmetti il ​​tuo messaggio con rispetto.

L'aggressività in un'e-mail può sembrare meschina poiché il destinatario non ti parla direttamente. Puoi evitare questo tono accidentale, anche quando dai cattive notizie, bilanciando la negatività con la positività.

Ad esempio, se vuoi criticare le prestazioni di un dipendente, potresti iniziare la frase dicendo qualcosa di positivo e terminarla con la tua critica.

Inoltre, evitare di usare ma . Nega la prima metà della frase, quindi anche se inizi con qualcosa di positivo, usa ma potrebbe far pensare che sei falso. Quindi, sostituisci ma con e in modo che entrambe le affermazioni rimangano vere.

ares wizard error controlla il log per maggiori informazioni

Potresti anche pensare di includere una breve firma alla fine del tuo messaggio. Queste firme possono aiutare a trasmettere contatti importanti e informazioni personali al destinatario.

Se lo desideri, vai alle impostazioni dell'email e configura una firma che includa il tuo nome, numero di telefono di contatto e altri siti con cui sei affiliato.

Se la tua azienda ha un logo, puoi considerare di incorporare l'elemento visivo come parte della tua firma. Il risultato è un'e-mail che suona e sembra professionale, che mantiene un tono rispettoso.

Conclusione

Un aspetto importante da tenere a mente è creare messaggi brevi, concisi e privi di errori al meglio delle tue capacità, anche nelle e-mail più casuali. In tal modo, dimostrerai al tuo capo che li rispetti e ti stai dicendo che sei davvero il professionista con cui vorresti che gli altri ti vedessero.